Friello
Was in ein Wartungsprotokoll gehört
Für das Wartungsprotokoll selbst gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Form. Es ist der Nachweis gegenüber dem Kunden, dass eine Wartung stattgefunden hat und was dabei festgestellt wurde. Sinnvoll ist es, wenn diese Angaben vollständig darin stehen:
- Anlagenkennung: Eindeutige Anlagennummer, damit das Protokoll später zweifelsfrei zugeordnet werden kann.
- Betreiber und Standort: Wer die Anlage betreibt, wo sie steht und wo genau auf dem Gelände.
- Kältemittel und Füllmenge: Art und Menge in Kilogramm – die Grundlage für das CO₂-Äquivalent.
- Datum und Techniker: Wann der Einsatz stattfand und wer ihn durchgeführt hat.
- Messwerte: Drücke, Temperaturen, Überhitzung, Unterkühlung – was Sie im Betrieb ablesen.
- Geprüfte Komponenten: Was kontrolliert wurde: Verdichter, Verflüssiger, Verdampfer, Regelung, Sicherheitseinrichtungen.
- Festgestellte Mängel: Was auffällig war, mit Einschätzung der Dringlichkeit.
- Durchgeführte Arbeiten: Was im Zuge des Einsatzes erledigt wurde, inklusive getauschter Teile.
- Unterschrift: Bestätigung des Kunden, dass die Arbeiten so ausgeführt wurden.
Zwei Angaben werden im Alltag am häufigsten vergessen und fehlen später am schmerzlichsten: die eindeutige Anlagenkennung und die Füllmenge. Ohne die Kennung lässt sich ein Protokoll keiner Anlage sicher zuordnen, ohne die Füllmenge fehlt die Grundlage für jede Fristenberechnung.
Wartungsprotokoll, Dichtheitsprüfungsprotokoll oder Anlagenbuch?
Die drei Begriffe werden regelmäßig durcheinandergebracht, meinen aber Verschiedenes:
| Dokument | Zweck | Grundlage |
|---|---|---|
| Wartungsprotokoll | Nachweis über den einzelnen Einsatz: Messwerte, Arbeiten, Mängel, Unterschrift | Vertrag mit dem Kunden, keine gesetzliche Form |
| Dichtheitsprüfungsprotokoll | Ergebnis einer einzelnen Dichtheitskontrolle | Artikel 5 der Verordnung (EU) 2024/573 |
| Anlagenbuch | Fortlaufende Aufzeichnungen über die gesamte Lebensdauer einer Anlage | Artikel 7 der Verordnung (EU) 2024/573 |
Der wichtigste Unterschied ist der Bezugspunkt: Das Wartungsprotokoll dokumentiert einen Einsatz, das Anlagenbuch dokumentiert eine Anlage über Jahre hinweg. Ein Stapel Wartungsprotokolle ist deshalb noch kein Anlagenbuch – die Aufzeichnungen nach Artikel 7 verlangen unter anderem nachgefüllte und zurückgewonnene Kältemittelmengen sowie die Ergebnisse aller Dichtheitskontrollen, fortlaufend und mindestens fünf Jahre aufbewahrt.
Welche Fristen für die Dichtheitskontrolle gelten und wie sich das CO₂-Äquivalent berechnet, steht im Artikel zu den Prüffristen für Dichtheitsprüfungen.
Vorlage herunterladen
Die Vorlage enthält alle oben genannten Felder auf einer Seite, zum Ausdrucken und Mitnehmen. Sie ist bewusst schlicht gehalten und lässt sich an Ihre Abläufe anpassen.
Vorlage Wartungsprotokoll
Eine Seite, PDF, zum Ausdrucken. Kostenlos und ohne Bedingungen.
Was die Vorlage nicht löst
Eine Vorlage löst das Formular. Sie löst nicht die Ablage. Ausgefüllt landet das Blatt im Ordner, und damit bleiben die Fragen offen, die im Alltag Zeit kosten: Wann war die letzte Wartung an dieser Anlage? Welche Mängel sind noch offen? Wann ist die nächste Dichtheitskontrolle fällig?
Wenn Sie ohnehin überlegen, den Schritt vom Papier zu machen: Dieselben Angaben lassen sich direkt an der Anlage erfassen – auch ohne Empfang im Keller oder Kühlhaus – und vom Kunden auf dem Tablet unterschreiben. Abgelegt werden sie dann nicht in einem Ordner, sondern in der Akte der jeweiligen Anlage.